デスクワークが苦手な方へ!捗る仕事術3選

こんにちは!tmkです。

今日は、私が内勤に異動した際、これをしたら捗ったな!という体験を記事しました。

特にデスクワークが苦手の方へ!私が実践した3つを紹介します。

捗る仕事術3選

  • メール振り分け
  • TODO(今日何するリスト)
  • カレンダーを使ったスケジュール管理

これを今から紹介していきます!

メール振り分け

これは、内勤に異動したばかりでまだ業務に慣れてない頃の話です。

内勤は各部署から毎日仕事について状況メールが次々やってきます。

次々とやってくるメールの中に仕事の依頼メールが来ていて気付かず取りこぼし上司から怒られたりと散々でした。

さらに、休みを挟むと休んだ分のメールがまとまってやってきます。膨大過ぎて、メール振り分ける前はチェックだけで半日終わってしまいました。

メールを振り分けないことで自分に降りかかるデメリットとは

  • 仕事時間を奪われる➡スケジュールが押し残業時間が増える
  • 膨大すぎて大切な依頼メールを見落とす➡仕事の対応が出来ず怒られる
  • 仕事の優先順位をつけられなくなる➡緊急度の低い仕事に手を出す

振り分けをしないだけで大きいデメリットが起きてしまいます。

これを防止するために、何をするか?

メール振り分け」が最も有効です。

部署内は、上司フォルダと一般社員で振り分け。

部署外のメールなら営業課、輸送課等で部署単位で振り分けるのがベストです

そこまで重要でもないメールであれば思い切って「その他」にしても良いです。

最初にこの設定を行っていれば、自動的にメールがそれぞれのフォルダに振り分けされるようになるのでお勧めです。

朝出勤しても、メールがそれぞれの設定場所に届くので大事なメールも見落としません。振り分けた成果として自分の仕事が捗るはずです。

他の先輩のPCを見ていると、メールが振り分けできておらず探すのだけでも苦労してましたので設定依頼が来て設定したこともあります。

設定には多少時間がかかるかもしれませんが、その後の回収できる時間を考えると効果は大きいはずです!是非一度試してみてください!

TODO(今日何するリスト)作り

メールフォルダの振り分けが完成したら、次にやることはスケジュールを確認し今日の何するかの予定を立てることです。

TODOリストによって起きる事とは

  • 1日の段取りを組むことが出来る
  • スケジュールの確認により、仕事の取りこぼしを防ぐ
  • 仕事に優先順位をつけることが出来る
  • 追加の仕事や確認事があれば書き込んで把握と対応ができる

これだけでもデスクワークの人たちにとって、大きいメリットではないでしょうか?

私は、先輩から「そんなん書かなくても、そのうち頭で把握できるようになるよ」と言われたこともあります。

しかし、そんなに記憶力が良くなかったので、ずっと一日のスケジュールを書き込んで今日一日の行動を記録に残してました。

これは、メモでも手帳でも何でもいいのでとにかく書き込むことが大切です。

例えば・・・。

AM

・〇時に来客対応➡場所4F会議室1

PM

・〇時より、担当者会議の為本社出張➡場所○○

その他

・部署会議に向けた資料作成➡期限○○まで

これはあくまで一例です。別にAMPMなんていらなければ書かなくて結構です。

何より、大切なのは今日の仕事を把握してどうさばいていくか段取りが大切です。

朝出勤したら、無意識に机に座っておもむろにパソコンの電源入れていませんか?

そのまま仕事にかかるのでなく、まず一呼吸おいてスケジュールを書いてみませんか?

すると頭の整理ができて、後の仕事のやり方が捗るはずです。

カレンダーを使ったスケジュール管理

次にスケジュール管理で大切なことですが、カレンダーに予定は書き込みましょう!

予定を書くことでもたらされるメリットは

  • 期限までに日程を計算して計画的に行動することが出来る。
  • 早めに仕事とりかかれるのと、トラブルがあった場合でも余裕を持って対応策を組むことが出来る
  • ダブルブッキングを防ぎ、スケジュールに事前の調整を可能にする等予定に柔軟性を持たせることが出来る

手帳でも構いませんし、とにかく書いておくべきです。

特に期限付、出張、会議は忘れるとめちゃくちゃ大変です。怒られるだけならまだいいですが先方に迷惑をかけるかもしれません。

そんなミスを防ぐためにも1、2か月先のスケジュールを早い段階で把握して埋めておくのがベターです。

このスケジュール把握で、先取りできる予定がわかることでむやみに予定の日に予定を入れるダブルブッキングを防げます。

さらに先方と日程の調整が前もって事前に可能になるので必ず行いましょう。

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まとめ

以上がデスクワークが苦手な方へ!捗る仕事術3選でした!

私自身が、内勤に就いたときに実践してきたことを書いてみました。

この中で一番私に効果の実感があったのは、「メール振り分け」で奪われる時間を減らすことが出来ました。

メモや、カレンダーもいきなり初日から実施できたわけではありません。しかし、コツコツ習慣づけていきました。余裕があるなら早いうちから取り組んでおいて損はないはずです。

慣れてくると、苦じゃなくなりますし自分の頭で考えることが出来るからです。

そうすると、「あの案件どうしたっけかとか?この資料今月末までだ!」とか自分でスケジュールを思い出し対応する事が出来ます。

そうすれば、スケジュールミスや指示の取りこぼしがなくなるはずです。

仕事のやり方はよく言われる「段取り8割、仕事2割」という考えででいつもやっていました。

事前準備が何より大事であって、その本番に全力を出すことよりも前からスケジュール管理から始めてコツコツと調整や準備を始めれば余裕を持って取り組めるはずです

以上が私の考える「デスクワークが苦手な方へ!捗る仕事術3選」でした!

ご覧いただきありがとうございました!

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